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Como preparar a sua empresa para uma auditoria de seguros?

Você já recebeu uma notificação de auditoria? Bateu o nervosismo? A gente entende que mesmo não tendo feito nada errado, fica aquela pulguinha atrás da orelha: “será que fiz tudo certo?”

Além disso, na nossa sociedade, existe uma carga negativa na palavra auditoria, né? Mas você sabe o que é e como funciona auditoria de seguro comercial? Entendendo o objetivo e o processo, vai ficar muito mais fácil se preparar e ficar tranquilo na próxima auditoria que bater à sua porta!

O que é uma auditoria de seguro?

Uma auditoria de seguro comercial é um processo de análise das apólices de seguro da sua empresa para determinar se ela está devidamente coberta para todos os riscos potenciais aos quais está exposta.

Normalmente, o prêmio atribuído na compra do seguro não é definitivo. Seu prêmio (o valor que você vai pagar pelo seguro) é calculado com base nas estimativas da exposição de sua empresa a partir de atividades de anos anteriores. Ocasionalmente, a sua seguradora conduz uma auditoria do prêmio para se certificar que você está com as coberturas necessárias e que está pagando o valor correto. 

É normal que os negócios mudem ao longo do ano. O objetivo das auditorias de prêmios de seguro é usar os dados reais de vendas e operações para determinar a precisão de sua estimativa. A auditoria então determina o valor de seu prêmio final.

Isso pode significar um aumento futuro em seu prêmio. Mas, em alguns casos, o processo de auditoria mostra que você tem direito a um reembolso de parte do seu prêmio.

Essas auditorias são muito comuns quando se trata de Seguro de Responsabilidade Civil (General Liability) ou Workers’ Compensation

Como é o processo da auditoria?

Como explicamos acima, seu prêmio inicial é definido com base em uma estimativa feita por você. Quando você escolhe a seguradora com as melhores condições para seu negócio e paga o prêmio, ele normalmente fica bloqueado pelo período da apólice de 12 meses.

Entre 30 e 90 dias após o término do período da apólice, você receberá um documento para preencher as informações sobre receita e vendas brutas do ano anterior. Nós da BRZ, recomendamos fortemente a contratação de contador (ou bookkeeper, como se fala nos EUA) para te auxiliar nesse momento complicado e delicado.

Se durante o processo de auditoria for constatado que sua receita foi maior do que o projetado, seu prêmio do ano anterior será ajustado e você pagará a diferença. Mas também pode ser reduzido se suas projeções foram maiores. 

Caso você discorde dos resultados, você pode pedir uma reavaliação. A auditoria é feita remotamente, em caso de discordância, você será solicitado a fornecer documentação de suporte, como registros e documentos fiscais, por correio. 

Ocasionalmente, um auditor pedirá para marcar uma reunião para ir ao seu local de negócios ou escritório de contabilidade para verificar a folha de pagamento, receitas, entre outros documentos, pessoalmente.

Tipos de auditorias comuns 

O papel do auditor é basicamente verificar suas vendas e sua folha de pagamento. Você já repassa essa informação no ato de contratação do seguro. Ele também pode verificar o número de colaboradores e a função de cada um. 

Quais são os seguros passíveis de auditoria? Aqui estão três das auditorias mais comuns.

Auditoria de Workers’ Compensation

Os prêmios de Workers’ Compensation são baseados no número de funcionários que você tem, como eles são classificados e qual é sua folha de pagamento. Se você mantiver bons registros, a seguradora pode auditar anualmente, trimestralmente ou mensalmente, e seu prêmio pode ir sendo ajustado a cada auditoria. Em muitos casos, esse processo de auditoria já é totalmente automatizado.

Auditoria de General Liability

As apólices de General Liability são feitas com base em alguns fatores, como o seu faturamento bruto anual, dados de folha de pagamento e até metragem do seu espaço físico. Durante o processo de inscrição, você provavelmente informou a sua previsão de receita para o próximo ano,  os auditores verificam se sua receita está de acordo com o que você disse. 

Auditoria de seguro de carga / frete

O seguro de carga geralmente se baseia no volume de remessa ou na avaliação geral das mercadorias despachadas. Dessa forma, essas serão as informações checadas nas auditorias.

Esteja preparado para a auditoria!

Esteja preparado! Listadas abaixo estão as informações típicas que um auditor pode solicitar no momento da auditoria. Se houver várias empresas ou entidades seguradas sob uma apólice, o auditor solicitará estas informações para cada empresa ou entidade:

Informações gerais

  • Descrição das operações da empresa
  • Nomes e cargos dos dirigentes / proprietários
  • Nomes de funcionários e funções de trabalho
  • Número de funcionários em cada local
  • Nomes de subcontratados e certificados de seguro para subcontratados

Registros de folha de pagamento

  • Pagamento bruto, incluindo, mas não limitado a: bônus, comissões, pagamento de férias, auxílio-doença, pagamento de horas extras,  e todos os valores antes dos impostos
  • Pagamento de horas extras mostrado separadamente

Informação de Subcontratados

  • Livro razão geral, livro de desembolsos de dinheiro e registro de talão de cheques
  • Nomes de subcontratados e seus COIs

Documentos fiscais para verificar folha de pagamento / registros de vendas e número de identificação federal

Vendas

  • Vendas brutas para cada tipo de serviço prestado / trabalho executado por local
  • Demonstração de resultados
  • Contabilidade geral

O ideal é já ter sempre compilado os registros financeiros aplicáveis ​​e montar um arquivo de auditoria completo para não precisar se organizar em cima da hora. Tenha todas as informações acessíveis e prontamente disponíveis.

Outras coisas que você deve estar ciente

Se suas vendas aumentarem exponencialmente ou se você precisar de mais ou menos colaboradores durante a metade da vigência de sua apólice, considere entrar em contato com seu corretor para ajustar o pagamento do seu seguro.

Se você ajustar com antecedência, pode evitar sustos depois da auditoria.

Contrato de trabalhadores temporários ou subcontratados

Se a sua empresa contratar trabalhadores temporários ou subcontratados, você precisa exigir o COI (de general liability ou workers comp) para incluir nos seus documentos. Caso você não consiga provar que eles estão cobertos individualmente, o auditor será forçado a incluí-los em sua apólice de seguro, o que vai aumentar o valor do seu pagamento. 

Todas as apólices são auditadas?

Não! A apólice precisa declarar especificamente que o prêmio é auditável. General Liability e Workers Comp são geralmente auditáveis. Já outros seguros comerciais como o Directors and Officers Liability e Employment Practices, não são.

Conheça 5 seguros comerciais essenciais para a sua empresa. 

Às vezes, as seguradoras podem optar por não auditar a sua empresa, mas não conte com isso. Especialmente com novas apólices, empresas novas ou operações de alto risco, a auditoria é quase garantida.

Se precisar de ajuda para se preparar para uma auditoria ou simplesmente tiver dúvidas sobre como é o processo ao comprar um seguro, fale com a BRZ! Teremos prazer em ajudá-lo a revisar seus dados, suas coberturas e te deixar pronto pro que vier pela frente!

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