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¿Por qué mi empresa debe someterse a una auditoría del seguro?

¿Alguna vez te ha llegado un aviso de auditoría? ¿Quedaste nervioso? Comprendemos que, aunque no hayamos hecho nada incorrecto, tengamos la extraña sensación o la idea en la cabeza de que: “¿Habré hecho todo bien?”.

Además, en nuestra sociedad, la palabra auditoría tiene una carga negativa, ¿Verdad? Pero, ¿Sabes lo que es una auditoría de seguros comerciales y cómo funciona? Si comprendes la finalidad y el proceso, te resultará mucho más fácil prepararte para la próxima auditoría que llame a tu puerta.

¿Qué es una auditoría del seguro?

Una auditoría del seguro comercial es un proceso de análisis de las pólizas de seguro de tu empresa para determinar si está debidamente cubierta frente a todos los riesgos potenciales a los que ella está expuesta.

Normalmente, la prima que pagas al contratar un seguro no es definitiva. Tu prima (el valor que pagas por el seguro) se calcula en función de las estimaciones de la exposición de tu empresa a partir de las actividades de años anteriores. Ocasionalmente, tu compañía de seguros realiza una auditoría de la prima para asegurarse de que tienes la cobertura necesaria y estás pagando el valor correcto.

Es normal que el negocio cambie a lo largo del año. El objetivo de las auditorías de las primas del seguro es utilizar datos reales de ventas y operaciones para determinar la exactitud de su estimación. La auditoría determina entonces el valor de tu prima final.

Esto podría implicar un aumento de tu prima en el futuro. Pero en algunos casos, el proceso de auditoría muestra que tú tienes derecho a un reembolso de parte de tu prima.

Estas auditorías son muy habituales cuando se trata del Seguro de Responsabilidad Civil General (General Liability) o Seguro de Accidentes de Trabajo (Workers’ Compensation).

¿Cómo es el proceso de auditoría?

Como explicamos antes, la prima inicial se fija sobre la base de una estimación realizada por ti. Cuando eliges la compañía de seguros con las mejores condiciones para tu negocio y pagas la prima, normalmente queda bloqueada para los 12 meses de vigencia de la póliza.

Entre 30 y 90 días después de finalizar el periodo de vigencia de la póliza, recibirás un documento para rellenar la información sobre los ingresos y ventas brutas del año anterior. Nosotros, de BRZ, recomendamos encarecidamente contratar a un contador (o bookkeeper, como dicen en EE. UU.) para que te asesore en este momento tan complicado y delicado.

Si durante el proceso de auditoría se constata o descubre que tus ingresos fueron superiores a los previstos, tu prima del año anterior se ajustará y pagarás la diferencia. Pero, también puede reducirse si tus proyecciones fueron mayores. 

En caso de que no estés de acuerdo con los resultados, puedes solicitar una reevaluación. La auditoría se realiza a distancia y, si no estás de acuerdo, se te pedirá que aportes por correo los documentos que lo justifiquen, como registros y documentos fiscales.

En algunas ocasiones, un auditor pedirá una reunión para ir personalmente a tu empresa u oficina de contabilidad para verificar las nóminas, los ingresos y otros documentos.

Tipos de auditorías habituales

La función del auditor es básicamente verificar tus ventas y nóminas. Esa información ya la comunicas al contratar el seguro. También pueden comprobar el número de empleados y la función de cada uno de ellos. 

¿Cuáles son los seguros que pueden ser objeto de auditoría? A continuación te presentamos tres de las auditorías más habituales.

Auditoría del Seguro de Accidentes de Trabajo (Workers’ Compensation)

Las primas del Seguro de Accidentes de Trabajo (Workers’ Compensation) se basan en el número de empleados que tienes, cómo están clasificados y cuál es tu nómina. Si llevas buenos registros, la compañía de seguros puede auditarte anual, trimestral o mensualmente, y tu prima puede ajustarse con cada auditoría. En muchos casos, este proceso de auditoría ya está totalmente automatizado.

Auditoría del Seguro de Responsabilidad Civil General (General Liability)

Las pólizas de Responsabilidad Civil General (General Liability) se hacen en función de algunos factores, como tu facturación anual bruta, los datos de las nóminas e incluso el tamaño de tu espacio físico. Durante el proceso de contratación, probablemente hayas informado de tu previsión de ingresos para el año siguiente, y los auditores verifican que tus ingresos se ajustan a lo que has dicho.

Auditoría del Seguro de Carga / Flete

El seguro de carga generalmente se basa en el volumen de los envíos o en la evaluación general de las mercancías despachadas. Esta es la información que se verifica durante las auditorías.

¡Prepárate para la auditoría!

¡Prepárate! A continuación, te presentamos la información típica que un auditor puede solicitar en el momento de una auditoría. Si hay varias empresas o entidades aseguradas bajo una misma póliza, el auditor solicitará esta información para cada empresa o entidad:

Informaciones generales

  • Descripción de las operaciones de la empresa
  • Nombres y cargos de los directores / dueños
  • Nombres de los empleados y sus funciones laborales
  • Número de empleados en cada sede
  • Nombres de los subcontratados y certificados del seguro de los subcontratados

Registros de la nómina

  • Sueldo bruto, incluyendo pero no limitado a: bonificaciones, comisiones, pago de vacaciones, subsidio por enfermedad, pago de horas extras, y todos los valores previos al pago de impuestos.
  • Pago de horas extras mostrado por separado

Información sobre los Subcontratados

  • Libro de contabilidad general (Libro mayor), libro de desembolsos de dinero y registro del talonario de cheques
  • Nombres de los subcontratados y sus COIs

Documentos fiscales para verificar los registros de la nómina / registros de ventas y el número de identificación federal

Ventas

  • Ventas brutas para cada tipo de servicio prestado / trabajo realizado por sede
  • Cuenta de pérdidas y ganancias
  • Contabilidad general

Lo ideal sería tener siempre reunidos los registros financieros pertinentes y crear un archivo de auditoría completo para no tener que organizarse con poca antelación. Ten toda la información accesible y a la mano.

Otras cosas que debes tener en cuenta

Si tus ventas aumentan exponencialmente o si necesitas más o menos empleados durante la mitad de la vigencia de tu póliza, considera la posibilidad de contactar a tu corredor de seguros para ajustar el pago de tu seguro.

Si lo ajustas con antelación, puedes evitar sustos cuando acabe la auditoría.

Contratos de trabajadores temporales o subcontratados

Si tu empresa contrata trabajadores temporales o subcontratados, tienes que exigir que la COI (de responsabilidad civil general –general liability– o de accidentes de trabajo –working comp-) se incluya en tus documentos. Si no consigues demostrar que están cubiertos individualmente, el auditor se verá obligado a incluirlos en tu póliza de seguros, lo que aumentará el monto de tu pago.

¿Todas las pólizas son auditadas?

¡No! La póliza necesita especificar que la prima es auditable. Los seguros de Responsabilidad Civil General (General Liability) y de Accidentes de Trabajo (Workers Comp) suelen ser auditables. No ocurre lo mismo con otros seguros comerciales, como los de responsabilidad civil de directivos y empleados (Directors and Officers Liability) y los de prácticas laborales (Employment Practices).

En este artículo encontrarás 5 seguros comerciales esenciales para tu empresa. 

A veces, las compañías de seguros pueden decidir no auditar a tu empresa, pero no te confíes. Especialmente con pólizas nuevas, empresas nuevas u operaciones de alto riesgo, una auditoría es casi un hecho.

Si necesitas ayuda para prepararte para una auditoría o simplemente tienes dudas sobre el proceso de contratación de un seguro, ¡Habla con BRZ! ¡Estaremos encantados de ayudarte a revisar tus datos, tus coberturas y prepararte para lo que venga!

Luciana Sá

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