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Cómo crear un Plan de Recuperación en Caso de Desastres para tu empresa

¿Plan de recuperación en caso de desastres? ¿Qué quiere decir eso?

Si eres dueño de tu propia empresa, ya sabes que los imprevistos pueden surgir en cualquier momento, aunque se tomen todas las precauciones. Una inundación, un incendio o un ataque informático (por un hacker) pueden surgir de la nada y causar importantes repercusiones financieras en tu empresa, y lo que es peor, interrumpir tus operaciones. Contar con un plan de recuperación ante desastres puede ser la diferencia entre la quiebra y la supervivencia de tu negocio.

¿Qué es un Plan de Recuperación ante Desastres para Negocios?

Un Plan Empresarial de Recuperación ante Desastres (Business Disaster Recovery Plan) es un documento que describe, paso a paso, con políticas y procedimientos, cómo se recuperará tu empresa de un desastre. Debe incluir información sobre cómo proteger tus activos, cómo mantener las operaciones en marcha y cómo reanudar las actividades normales lo antes posible.

Él es importante para que tanto tu equipo como tú sepan exactamente qué hacer en los días posteriores al desastre para volver a poner en marcha tu negocio.

¿Por qué necesito un Plan Empresarial de Recuperación ante Desastres?

Contar con un sólido plan de recuperación ante desastres y continuidad del negocio puede ayudar a tu empresa de varias maneras, como por ejemplo:

  • Preparando al equipo y reduciendo el riesgo de lesiones durante o después de un desastre
  • Protegiendo/preparando mejor tu edificio para reducir el riesgo de daños
  • Ayudándote a ti y a tus clientes al permitirte reanudar las operaciones antes
  • Reduciendo el riesgo de cierre del negocio durante mucho tiempo o de forma permanente

A continuación te mostramos cómo empezar la planificación para tu empresa.

Fases de la planificación del Plan de Recuperación en caso de Desastres

La planificación en caso de desastres puede parecer complicada, pero el proceso es más fácil de lo que parece. Basta con seguir los pasos que se indican a continuación para estar mejor preparado en caso de que se produzca una tormenta, un incendio, una inundación u otro suceso importante, como una falla de seguridad.

  1. Identifica tus activos críticos
  2. Evalúa tus riesgos
  3. Desarrolla un plan de respuesta
  4. Pon a prueba tu plan de respuesta
  5. Documenta tu plan

1- Identifica tus activos críticos

¿Cuáles son los activos más importantes para tu empresa? Los activos son todos los recursos valiosos que posees, como dinero, equipos, herramientas, edificios, productos en inventario, marcas registradas e incluso buenas relaciones con los clientes y reputación en el mercado. Son cosas que la empresa puede utilizar para hacer su trabajo, crecer y tener éxito.

2- Evalúa tus riesgos

¿Cuáles son los tipos de desastres que pueden afectar a tu empresa? Probablemente tú conozcas estos riesgos mejor que nadie. Podemos incluir desastres naturales, como inundaciones e incendios, o sucesos provocados por el hombre, como ciberataques o robos. Haz una evaluación detallada teniendo en cuenta los índices de incidencias en la región en la que está radicada la empresa o en el sector en el que actúa tu empresa. Infórmate de sus particularidades y de los riesgos que estas particularidades pueden provocar.

3- Desarrolla un plan de respuesta

En caso de que ocurra un desastre, ¿Qué hará tu empresa? Una vez identificados los riesgos, es hora de decidir cómo prevenirlos o defenderse en caso de que se produzcan. Esto debe incluir un plan para proteger tus activos, mantener tus operaciones en marcha y reanudar tus actividades normales.

Ahora bien, si tus riesgos son elevados y no sabes exactamente qué hacer para mitigar los daños en caso de tragedia, existen profesionales que te ayudarán a crear respuestas adecuadas a cada riesgo.

4- Pon a prueba tu plan de respuesta

Independientemente de que se trate de un plan sencillo, como apagar un enchufe, o de un procedimiento cuyo aprendizaje requiera un entrenamiento para aprenderlo, es esencial poner a prueba el plan con regularidad para asegurarse de que esté actualizado y funcione como se espera.

5- Documenta y difunde tu plan de recuperación en caso de desastres

Tu plan de recuperación en caso de desastres debe quedar registrado en un documento claro y conciso, debe darse a conocer y debe ser comprendido por quienes trabajan como tú. Esto facilitará la comunicación con tus empleados nuevos y antiguos y con cualquier otras partes interesadas en caso de que se produzca un desastre.

Contar con un plan de recuperación en caso de desastres puede ser el factor que marque la diferencia entre el fin de una empresa y una recuperación ligera y programada. Siguiendo estos pasos, puedes crear un plan que te ayude a ti y a tus empleados a garantizar que tu empresa se recuperará rápidamente y minimizará el impacto del desastre.

¿Qué debe incluir mi plan?

Si aún no conoces un Plan de Recuperación ante Desastres, es posible que aún tengas dudas sobre qué detalles incluir en tu plan. Para que te sientas más seguro, asegúrate de incluir lo siguiente en tu plan:

  • Un plan de crisis completo, que incluya cómo, cuándo y qué comunicar a los miembros del equipo, los clientes y los medios de comunicación locales en caso que sea necesario.
  • Copias de todos los documentos importantes que puedas necesitar durante el proceso de recuperación, incluyendo contratos, COIs y pólizas del seguro comercial.
  • Un documento principal con los números importantes y la información de contacto de los miembros de tu equipo.
  • Un análisis detallado de todas las políticas y procedimientos a seguir, incluyendo las instrucciones específicas para cada incidente (por ejemplo, qué hacer en caso de huracán versus un ataque terrorista).
  • Una jerarquía de liderazgo clara en caso de que algunos miembros del equipo no estén disponibles durante una crisis.
  • Un calendario de actividades de entrenamiento regular para garantizar que todos los miembros del equipo estén familiarizados con el plan actual y preparados para una crisis.

Cómo hacer que funcione el Plan Empresarial de Recuperación en Caso de Desastres

Como cualquier plan, si no se ejecuta con rigor y disciplina, algunas cosas pueden salir mal. A continuación, algunos consejos adicionales para crear un plan de recuperación ante desastres a prueba de balas:

  • Incluye a todos los empleados en tu plan. Todos los empleados deben saber qué hacer en caso de desastre.
  • Actualiza tu plan con regularidad. Tu plan debe actualizarse periódicamente para reflejar los cambios en tu empresa y tus riesgos.
  • Pon a prueba tu plan con regularidad. Es importante poner a prueba tu plan con regularidad para asegurarte de que está actualizado y funciona como se espera.
  • Documenta tu plan y todas las novedades. Esto facilitará la comunicación con tus empleados cada vez que haya cambios.

Siguiendo estos consejos, puedes crear un plan de recuperación ante desastres que ayude a tu empresa a recuperarse rápidamente y minimizar el impacto de un desastre.

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